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会计资料归档的规定主要包括以下几个方面:
归档范围
会计凭证,包括原始凭证和记账凭证。
会计账簿,包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。
财务会计报告,包括月度、季度、半年度和年度财务会计报告。
其他会计资料,如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等具有保存价值的会计资料。
归档时间
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意,最长不超过三年。
归档要求
收集、整理应符合规范。应归档的会计核算材料要求齐全、完整、准确,分类清楚,组卷合理,排列系统,案卷题名简明确切,装订美观结实,编目科学清晰,便于查找利用。
保持原封装。移交归档的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,档案管理机构应当会同会计管理机构经办人员共同拆封整理,以分清责任。
签章项目要完整。会计凭证封面、财务报告封面、备考表与会计账簿启用表、经管人员一览表、账户目录等应按规定,由经手人、会计机构负责人(会计主管人员)、主管会计工作的负责人、单位负责人签字盖章,设置总会计师的单位还须由总会计师签名并盖章。
严格办理交接手续。
电子归档。单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。满足安全、可靠条件且“非需永久保存或有重要价值”的会计档案“可仅以电子形式保存”,形成电子会计档案。从“外部”接收的电子会计资料,还需附有符合《电子签名法》规定的“电子签名”。
归档责任人
单位的会计机构或会计人员所属机构按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。
保管期限
会计档案的保管期限根据其重要性和使用频率而定,分为永久保管和定期保管两大类。永久保管的会计档案主要包括年度财务报告、重要的经济合同和协议、涉及重大经济事项的会计凭证和账簿等。定期保管的会计档案则根据其内容和性质,保管期限从5年到30年不等。
这些规定旨在确保会计档案的完整性、准确性和安全性,便于单位进行长期保存和查询利用。