保管和会计在做账时的具体步骤如下：

入库管理

采购材料入库：当采购的材料到达时，保管员需要填写入库单，记录材料名称、规格、数量、单价和总价等信息。验收材料后，将材料信息登记在库存账上，并更新财务账，生成会计凭证。

入库单处理：入库单应附在发票后面，交由会计处理。

出库管理

领料出库：部门或车间领料时，填写出库单，领用人签字。根据出库时间和数量，记录在保管账的收入数量及发出数量中。

出库单处理：出库单应详细记录出库材料的信息，并更新库存账和财务账。

库存管理

账簿设置：设置一个专门的账簿，按照物品类别进行分类，如文具、设备等。对于每一类物品，建立详细的清单，包括物品名称、数量、入库日期、出库日期和当前库存量。

账目记录：使用流水账形式记录每笔账目，注明物品名称、数量、出入库时间、经手人等信息。定期进行盘点，将实际库存与账面数量核对，确保账实相符。

账目核对与调整

定期盘点：半个月或一个月清点一次实际库存与账面对照，发现差异及时通知相关部门进行修正。

账目审核：定期审核出入库记录，确保账面与实际相符。如有不合格存货，定期上报并按规定处理。

使用会计软件

会计对账软件：可以采用市面上的会计对账软件，如用友畅捷通的好会计，帮助企业高效完成会计对账，确保数据的准确性和机密性。

电子记账：采用电子记账可以更方便地查询和整理数据，提高效率，并确保字迹清晰，避免笔误。

报表生成

库存报表：定期生成库存报表，反映库存材料的数量、金额、周转情况等，以便管理者进行决策。

财务报表：根据入库单和库存账，财务人员将材料入库信息录入财务系统，生成会计凭证，并计入成本或费用科目。

其他注意事项

防火防盗：做好仓库的防火、防盗、防爆工作，保持库内清洁、整齐。

账本保管：妥善保存记账凭证和相关文档，确保账本的完整性和可追溯性。

通过以上步骤，保管和会计可以确保账目的清晰、系统和连贯，便于管理和决策。同时，使用会计软件可以提高对账和记账的效率和准确性。