国外留学生在准备文件时，通常需要以下几类文档：

证件及身份类文件 ：

护照：确保护照有效期覆盖整个留学期间，并留有足够的空白页。

签证：根据留学国家的要求，办理相应的签证。

录取通知书：学校的正式录取通知书是留学身份的重要证明。

身份证：建议携带以备不时之需，可以扫描电子档留存。

学术及申请相关文件 ：

成绩单：高中或大学的成绩单，最好是中英文对照版并加盖学校公章。

学位证书和毕业证书：如果是已经毕业的学生需携带原件或复印件，在校生则需要学校出具的在读证明。

语言考试成绩单：如托福（TOEFL）、雅思（IELTS）等，根据申请学校的要求提供。

推荐信：部分学校或项目可能需推荐信。

个人陈述（PS）：展示申请人的申请动机、优势、对专业的认识以及职业规划。

财务及资金证明文件 ：

资金证明：银行存款证明、资助信等，证明申请人有足够的资金支付学费和生活费。

保险单：部分国家要求留学生购买医疗保险。

其他辅助文件 ：

体检证明：部分国家要求留学生进行体检并出具证明。

公证材料：毕业证书、学位证书、成绩单的公证件。

照片：准备一些不同尺寸的照片，以备不时之需。

学籍档案材料 ：

包括从高中开始直至最高学历的学籍档案，如入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

国外留学期间的学历认证报告、毕业证及学位证 ：

这些文件是留学生回国后办理就业、升学等手续的重要依据。

成绩单翻译件 ：

成绩单需要翻译成中文并加盖认证机构的公章。

工作经历材料 ：

如果留学生在留学前有工作经历，需要提供离职证明等相关材料。

职称材料 ：

如果有职称，也需要一并提供。

个人简历和履历表 ：

如果留学生没有初中或高中学习经历，需要提供个人简历和履历表，并前往现户籍所在地的人才中心咨询建档流程并补建档案。

建议留学生在准备这些文件时，提前了解目的地国家的具体要求，以免遗漏重要文件，并确保所有文件都是最新的、有效的，并且符合学校或签证机构的要求。此外，建议将所有重要文件复印两套备份留底，以防万一，并且将原件和复印件分别存放在随身背包和行李箱中，确保在需要时能够迅速找到。