留学机构在发文件时可能会使用以下几种软件：

猫八网 ：这是一个留学机构管理系统，提供CRM功能，可以帮助中介老师分配二级账号给学生，学生可以自行登录账号填写个人信息并上传申请文件，然后这些信息会发送到中介老师的账号上。

EMGS ：用于查看学校签证进度。

Outlook ：学校邮箱软件，用于发送和接收邮件。

留学Go ：提供全球学校信息、专业排名、申请流程等一站式服务。

Unigo ：提供学校评价和申请指导功能，拥有庞大的学校数据库。

MyUniversityTours ：提供全球范围内众多学校的虚拟校园导览功能。

Duolingo ：用于语言学习，虽然不是直接用于发文件，但可能是留学生在准备留学申请时需要使用的工具之一。

Polaris Office ：这款软件可以帮助用户轻松打开和编辑hwp文件，并支持转换为其他格式，如pdf或doc，也支持在线协作编辑。

Hancom Office ：与Polaris Office类似，可以打开所有主流格式的文件，并解决hwp文件无法打开的问题。

根据以上信息，留学机构在发文件时可能会使用猫八网这样的管理系统来整理和发送学生信息，同时可能会使用EMGS、Outlook等工具来管理签证和邮件。对于文件格式转换和协作编辑，Polaris Office和Hancom Office等工具也可能被使用。具体使用哪种软件，可能取决于留学机构的具体需求和工作流程。