推广费入账需要以下文件和步骤：

市场推广服务合同或协议：

这是推广费入账的基础，用于证明业务真实性和合作条款。

开具的市场推广费等项目的增值税发票：

增值税发票是税务合规的重要凭证，用于证明费用的性质和金额。

推广活动计划确认表：

详细记录推广活动的计划和实施情况，有助于审计和核对。

推广服务费用结算单：

结算单是费用实际支付和结算的依据。

市场推广及客户调研统计明细表：

体现渠道建设与维护的商业拜访次数、单价情况等，有助于详细记录推广费用的具体用途和效果。

推广调研工作总结或推广成果展现：

如推广报告，包括推广服务活动的次数、参与人次、单次单人费用等，并说明推广服务费的公允性。

相关推广调研的痕迹：

比如照片资料，作为视觉证据支持费用的真实性和合理性。

其他相关资料：

如公司推广服务活动的事前、事中和事后各个环节均制定了较为健全的内控制度并有效执行等。

记账凭证：

根据支出凭证和其他相关资料，按有关科目核算，并记入账簿。

发票和合同：

报税时需准备支出凭证，如购买宣传物的发票、合同等。

财务记录：

记录活动费用包括发票等入账情况，比如对应摘要、科目、金额等，以便及时查看凭证。

入账科目：

根据推广费的性质，可能计入“销售费用”或“应收账款”等科目。

税务申报：

在税务申报时，需要根据相关税法规定，将推广费作为税前扣除项目，并准备相应的税前扣除凭证。

综上所述，推广费入账需要一系列详细的文件和步骤，以确保合规性和准确性。建议在实际操作中，企业应严格按照相关法规和会计准则进行，并在税务申报时提供充分的证明材料。